Получение материальной помощи от работодателя

По закону сотрудник может претендовать на получение выплат, которые никак не связаны с его трудовой деятельностью. Речь идет о выплате приуроченной к какому-либо событию в жизни работника: юбилею, свадьбе, рождению ребенка или смерти родственника.

Действующее законодательство не обязывает работодателей к оказанию материальной поддержки своих сотрудников. Поэтому перед тем, как рассчитывать на выплату, необходимо узнать, оказывает ли компания подобную финансовую помощь. Если выплаты проводятся, то сотрудник должен написать заявление на имя руководителя и ожидать решения. О том, как получить материальную помощь от работодателя, мы и поговорим ниже.

Материальная помощь: что это

Речь идет о социальных выплатах. То есть, сотрудник получает деньги не за труд, а в связи с определенными жизненными обстоятельствами. И если работодатель предусмотрел материальную поддержку своих сотрудников, то сотрудник может претендовать на получение помощи. Некоторые организации помогают не только работникам, но и членам их семей. В редких случаях фирма может помогать даже бывшим сотрудникам.

Получение материальной помощи от работодателя

Кому положена матпомощь

Поскольку закон не обязывает работодателя помогать сотрудникам, то тот вправе сам решить, кому платить. Меры такой поддержки можно закрепить в локальных актах. Таким образом работодатель сможет четко обозначить, кто и за что получает выплаты. Нередко такие документы называют положениями о материальной помощи. Однако создавать отдельный акт необязательно – многие работодатели описывают условия начисления выплат в правилах внутреннего трудового распорядка, положениях об оплате труда или других документах. Если с сотрудниками заключался коллективный договор, то матпомощь может стать одним из разделов такого документа.

В документах о материальной помощи прописывается следующее:

  • какие виды выплат выделяются работодателем;
  • размеры начислений;
  • порядок выплат.

Чтобы узнать, оказывает ли компания материальную поддержку, нужно обратиться к бухгалтеру или кадровику. Как правило, сотрудникам рассказывают о таких возможностях при трудоустройстве. Если же локальный акт был принят позже, то работников оповещают в момент его вступления в силу.

Любой сотрудник может ознакомиться с текстом такого документа. Кадровик должен показать бумагу в течение трех дней после получения письменной просьбы.

Кто занимается выплатами

Материальная помощь выплачивается работодателем. То есть, расходы ложатся на плечи индивидуального предпринимателя или организации.

На определенные выплаты могут рассчитывать и члены профсоюзов. Однако для этого в организации должно быть отдельное положение об оказании матпомощи.

Выплаты студентам и аспирантам осуществляются образовательными учреждениями. В чрезвычайных ситуациях возможно получение помощи из бюджетных средств.

О видах материальной помощи

Работодатели могут оказывать материальную поддержку своим сотрудникам при наступлении любого значимого или финансово затратного события в жизни последних. Также возможно периодическое оказание помощи, приуроченное к круглым датам, отпускам и профессиональным праздникам. Ниже мы рассмотрим самые популярные виды выплат.

При рождении ребенка

Для получения выплаты сотрудник должен предоставить работодателю свидетельство о рождении или усыновлении ребенка. По такому поводу большинство компаний выплачивают своим сотрудникам до 50 тысяч рублей.

Такое ограничение продиктовано наличием налоговых льгот. Дело в том, что матпомощь в размере до 50 тысяч рублей не облагается НДФЛ и взносами при условии, что родитель или усыновитель получил деньги до того момента, как ребенку исполнился год. Закон не ограничивает количество таких выплат. Поэтому до 50 тысяч рублей можно выплатить хоть каждому родителю, который работает в компании, не облагая эту сумму взносами и налогами.

В результате смерти члена семьи

Сумма выплат в данном случае никак не ограничивается на законодательном уровне. Поэтому работодатель назначает материальную помощь по своему усмотрению.

Для получения выплаты сотрудник должен подать бумаги, подтверждающие следующие факты:

  • родство заявителя с покойным;
  • смерть родственника.

При возникновении чрезвычайных ситуаций

ЧС называют неблагоприятную обстановку на определенной территории, причиной возникновения которой является авария, катастрофа, опасное природное явление, стихийное бедствие или распространение общественно опасного заболевания. ЧС объявляет правительство.

Если в населенном пункте была объявлена чрезвычайная ситуация, то всем пострадавшим гражданам положена выплата из федерального бюджета. Размер матпомощи при возникновении чрезвычайных ситуаций определяется на государственном уровне.

Следует понимать, что выплаты из бюджета граждане получают только в тех случаях, когда речь идет крупномасштабных ЧС. Помощь в происшествиях личного характера можно получить только от работодателя и только при условии его желания и возможностей. Если работник пострадал или потерял имущество в результате чрезвычайной ситуации, работодатель может предоставить ему помощь дополнительно к бюджетной.

По прочим поводам

Работодатели могут по личной инициативе оказывать сотрудникам разовую материальную помощь к юбилею, дню рождения или свадьбе. Деньги к профессиональным праздникам и отпускам обычно выплачиваются на постоянной основе. И речь в данном случае идет именно о материальной помощи, а не о выплате премий.

Как оформляется выплата материальной помощи

Информацию касается выплаты матпомощи следует уточнить у кадровика или бухгалтера. Эти специалисты расскажут сотруднику, какое заявление ему следует написать, и какие бумаги нужно к нему приложить.

Далее работник составляет заявление и прикладывает к нему подтверждающие бумаги. Руководитель рассматривает его и принимает одно из следующих решений:

  1. Выделить сотруднику материальную помощь. После этого готовится приказ о начислении выплаты.
  2. Отказать в просьбе.

В ряде случаев деньги выплачиваются сотруднику по инициативе работодателя, то есть, без подачи соответствующего заявления. Например, работнику назначают материальное вознаграждение к юбилею.

Есть вопрос к юристу? Спросите прямо сейчас, позвоните и получите бесплатную консультацию от ведущих юристов вашего города. Мы ответим на ваши вопросы быстро и постараемся помочь именно с вашим конкретным случаем.

Телефон в Москве и Московской области:
+7 (495) 266-02-45

Телефон в Санкт-Петербурге и Ленинградская области:
+7 (812) 603-78-25

Бесплатная горячая линия по всей России:
8 (800) 301-39-20

Как составить заявление

Такой документ составляется по общим правилам. В заявлении обязательно нужно указать сумму, которую хочет получить работник. Лучше, если он сошлется на реквизиты положения о материальной помощи. Такой подход позволит ускорить решение руководителя.

Шаблон заявления о предоставлении материальной помощи можно запросить в бухгалтерии или отделе кадров организации. Также сотрудник может составить документ в свободной форме. Нужно лишь сформулировать просьбу о выплате и назвать те обстоятельства, из-за которых ему требуется помощь. Под текстом заявления ставим дату и подпись.

Подтверждающие документы

Наличие прав на материальную помощь необходимо подтвердить документально. Например, для получения выплаты в связи с рождением ребенка к заявлению нужно будет приложить копию свидетельства о рождении.

Если матпомощь назначается в связи со смертью родственника, то работодатель должен указать в документах, о каких членах семьи сотрудников идет речь. Чаще всего выплата назначается, если у работника умирает супруга, родитель, ребенок, брат или сестра. Если во внутренних документах компании отсутствует уточняющая информация, то ориентироваться следует на положения СК РФ.

В соответствии со статьей 2 Семейного кодекса, к членам семьи относятся супруги, дети и родители, усыновленные и усыновители. Соответственно, для подтверждения родства могут понадобиться следующие документы:

  • свидетельство о рождении для установления родства с ребенком;
  • свидетельство о браке – для супругов;
  • свидетельство о рождении сотрудника и справка о смене фамилии для установления родства с родителем.

Для получения матпомощи в связи с ЧС, сотруднику придется получить справку в отделении МЧС или полиции. Все расходы на реабилитацию, лечение и приобретенные лекарства подтверждаются кассовыми чеками и договорами.

Приказ об оказании материальной помощи

Матпомощь сотруднику выплачивается бухгалтером организации по приказу руководителя. В этом документе должна присутствовать следующая информация:

  • наименование работодателя;
  • ФИО того сотрудника, которому должна быть оказана матпомощь;
  • сумма;
  • подпись руководителя;
  • срок и форма выплаты.

С приказом бухгалтера и работника должны ознакомить под подпись. Таким образом сотрудник узнает, что ему выделили материальную помощь, а бухгалтер будет оповещен о сумме и сроках выплаты.

Как выплачивается материальная помощь

Матпомощь могут выплатить несколькими способами:

  • выдадут наличными в кассе организации;
  • переведут на зарплатную карту;
  • выполнят почтовый перевод.

В большинстве случаев материальная помощь выплачивается аналогично зарплате. В назначении платежа будут указаны реквизиты приказа о выплате.

О сроках

Выплата производится в сроки, указанные в приказе, коллективном договоре или положении о выделении материальной помощи. Речь может идти о конкретной дате или же определенном периоде. Например, деньги могут выплатить в течение двух недель с момента издания приказа. Также материальную помощь могут перечислить вместе со следующей зарплатой.

Особенности расчета размера материальной помощи

Существует матпомощь, полностью не облагаемая НДФЛ. Также бывают выплаты, которые не облагаются налогом в пределах определенных лимитов. Таким образом, если сумма превышает установленный лимит или же не включена в перечень необлагаемых выплат, то работодатель должен будет удержать с нее 13% НДФЛ.

Материальная помощь, не облагаемая НДФЛ

Налогом не облагаются следующие виды материальной помощи:

  1. Выплаты членам семьи умершего сотрудника или работника, вышедшего на пенсию.
  2. Финпомощь от колледжа или ВУЗа.
  3. Выплата сотруднику (в том числе и бывшему) по причине смерти члена его семьи.
  4. Выплата от профсоюза за счет членских взносов.
  5. Поддержка лица с инвалидностью, оказываемая общественной организацией.
  6. Компенсация от работодателя или государства лицам, пострадавшим от ЧС или террористических актов.

Матпомощь, освобождаемая от НДФЛ частично

К этой категории относятся все прочие виды материальной помощи. Например, выплаты к профессиональным праздникам и юбилеям не облагаются НДФЛ в том случае, если их сумма составляет менее 4 тысяч рублей на одного человека.

На законодательном уровне определены следующие лимиты по выплатам:

  1. В связи с рождением ребенка, установлением опеки, усыновлением/удочерением. На каждого родителя можно выделить до 50 тысяч рублей необлагаемой налогом матпомощи. Эта сумма назначается за одного ребенка. Таким образом, работодатель может выделить до 200 тысяч рублей необлагаемых налогом выплат семье, состоящей из двоих родителей и двоих детей.
  2. По любым поводам, определяемым работодателем самостоятельно, он может выплатить до 4 тысяч рублей в год.
  3. Необлагаемая НДФЛ материальная помощь людям с инвалидностью составляет до 10 тысяч рублей.

О налогообложении матпомощи

Принимая решение выплатить сотруднику материальную помощь, работодатель должен помнить о налогообложении. Следует понимать, что выплата матпомощи не уменьшает налоги вне зависимости от суммы. Страховыми же взносами она не облагается лишь в некоторых случаях. Потому, назначив работнику материальную помощь, предприниматель может остаться должен государству.

Иногда работодатель отказывает сотруднику в выплате лишь потому, что у него отсутствуют свободные деньги, с которых уже уплачены налоги.

Налог на прибыль

Если предприниматель работает на общей системе налогообложения, то он не учитывает материальную помощь в расходах, производя расчеты налога на прибыль. Если же он работает на упрощенке, то он не должен учитывать матпомощь в расходах, поскольку она не включена в закрытый перечень расходов.

Страховые взносы

Некоторые виды выплат не облагаются страховыми взносами и взносами на травматизм. Речь идет о следующих видах материальной помощи:

  • в связи со смертью члена семьи;
  • родителям, опекунам и усыновителям (не более 50 тысяч рублей на ребенка);
  • в связи с ЧС или терактом, произошедшем на территории РФ;
  • сотрудникам по любому поводу, но не более 4 тысяч рублей.

Выплаты бывшим сотрудникам и лицам, не работающим в компании, также не облагаются страховыми взносами в вышеперечисленных случаях. В прочих ситуациях на матпомощь будут начислены взносы на обязательное социальное, пенсионное и медицинское страхование.