Объяснительная записка: что это, зачем нужна, как написать

Дисциплинарное нарушение может допустить даже самый сознательный сотрудник. И в таком случае работодатель может попросить его написать объяснительную. Ниже мы рассмотрим, как правильно составить такой документ, чтобы не потерять работу и не испортить отношений с руководством.

Что представляет собой объяснительная записка

Речь идет о документе, в котором сотрудник объясняет руководителю причину возникновения той или иной ситуации. В большинстве случаев написание объяснительных является следствием проступков, допущенных работников. Например, если сотрудник потерял важные документы, опоздал на работу или же и вовсе не появился в офисе в течение дня.

Нередко именно объяснительная позволяет работодателю разобраться в причинах возникших рабочих проблем. Например, отдел не смог сдать отчет вовремя, поскольку ответственный сотрудник не явился на работу в день дедлайна. Изучив объяснительные, руководитель сможет установить виновного.

Грамотно составленный документ позволит работнику смягчить ответственность или же и вовсе избежать ее. При этом отказ от написания объяснительной приравнивается к признанию вины. Впоследствии в отношении такого сотрудника может быть вынесено дисциплинарное взыскание, вплоть до увольнения.

Юридическое значение объяснительной

В Трудовом кодексе РФ закреплен порядок вынесения дисциплинарного взыскания. Если по мнению работодателя сотрудник в чем-то провинился, то наказывать его сразу нельзя. Сначала нужно выяснить причины произошедшего, для чего и требуется объяснительная записка. На подготовку документа дается как минимум два рабочих дня.

Если письменные пояснения не будут даны по прошествии двух рабочих дней, то составляется соответствующий акт. Затем работодатель будет иметь полное право наказать сотрудника, назначив ему дисциплинарное взыскание в виде замечания, выговора или увольнения.

После получения объяснительной или отказа, у работодателя будет два варианта действий:

  1. Простить сотрудника. На практике такое случается редко, и только при наличии уважительных причин. Наложить дисциплинарное взыскание – это не обязанность руководителя, а его право.
  2. Назначить дисциплинарное взыскание. Приказ следует издать в течение месяца со дня обнаружения проступка. Этот приказ дается работнику по подпись в течение трех рабочих дней с момента издания. Сотрудник может отказаться от ознакомления с текстом приказа. Он также вправе обжаловать его в трудовой инспекции или суде.

Зачем пишется объяснительная записка

В первую очередь объяснительная является способом оправдаться перед руководством. Например, менеджер опоздал на работу, что было замечено его начальством. Руководитель потребовал объяснений.

В этом случае менеджер может не давать никаких пояснений, ведь за сам отказ он наказан не будет. Но в этом случае руководителю достаточно будет подождать два рабочих дня и наказать сотрудника за опоздание, объявив ему замечание или выговор. Поэтому отказ – не лучший выход из ситуации, поскольку он выглядит, как конфронтация с руководством. К тому же, в этом случае руководителю не ясно, что планирует делать сотрудник в дальнейшем – вдруг он и дальше планирует опаздывать.

Если же сотрудник решит написать объяснительную, то возможно несколько вариантов действий:

  1. Отсутствие уважительной причины. Например, сотрудник пишет, что проспал, а потому опоздал на работу на час, и он обещает, что больше такого не повторится. В этом случае менеджера с высокой долей вероятности накажут, ведь причина опоздания неуважительная. Но и такая объяснительная будет лучше, чем никакой, ведь руководитель увидит, что сотрудник осознает свою неправоту и обещает исправиться.
  2. Наличие уважительной причины. В объяснительной можно указать, что в подъезде прорвало трубу отопления, из-за чего жильцы не могли выйти из квартир, ведь лестничную клетку залило кипятком. К заявлению желательно приложить справку из управляющей компании, подтверждающую аварию. В этом случае наказать сотрудника будет сложнее, ведь опоздание произошло по независящим от него причинам. Если информация, указанная в объяснительной, подтвердится, то работника не накажут по причине отсутствия оснований.

Иногда работодатели игнорируют объяснительные сотрудников и все равно назначают им выговор. В таком случае работник может подать в суд, приложив к исковому заявлению свои письменные пояснения и подтверждающие справки.составление иска

Когда работодатель может потребовать объяснений от сотрудника

Работник вправе решить – писать ему объяснительную или нет. Требовать же письменных пояснений – это обязанность работодателя, от которой он не может отказаться. Без этого он не сможет оформить приказ о дисциплинарном взыскании.

Объяснительную могут запросить при любом нарушении. Причем работодатель может требовать письменных объяснений не только от виновного, но и от свидетелей происшествия или руководителя.

Например, если водитель приехал в гараж на поврежденном авто, то объяснительные могут брать у всех: у самого автомобилиста, начальника гаража, пассажиров, очевидцев и т. д. Такие пояснения нужны даже в том случае, если руководство знает, что водитель не виноват. В этом случае они станут документальным подтверждением невиновности сотрудника.

Объяснительную должны требовать перед тем как наказать человека. И если руководство будет удовлетворено пояснениями, то приказ о дисциплинарном взыскании не издадут.

Виды объяснительной

Существует два вида объяснительных записок. Они не закреплены в действующем законодательстве, но используются повсеместно. Рассмотрим их подробнее:

  1. Оправдательная записка. Ее работник составляет с целью объяснить причины собственного бездействия или допущенных ошибок.
  2. Пояснение по ситуации, описание действий других лиц. Обычно такие бумаги составляются, если личность виновника неочевидна. Например, произошла намеренная порча оборудования, и подозреваемыми являются все сотрудники цеха. Изучив письменные пояснения, руководитель сможет сделать выводы о виновности/невиновности участников.

Уведомление работника о необходимости дать объяснения

Нередко о необходимости дать объяснения своим действия сотрудник уведомляется следующим образом: в кабинет врывается начальник, который заявляет: «Пиши объяснительную!» В таком случае происходит явное нарушение порядка уведомления работника. Даже если впоследствии сотрудника обоснованно накажут, он сможет оспорить подобное взыскание в судебном порядке. Причина – работодатель нарушил порядок привлечения к дисциплинарной ответственности.

Есть вопрос к юристу? Спросите прямо сейчас, позвоните и получите бесплатную консультацию от ведущих юристов вашего города. Мы ответим на ваши вопросы быстро и постараемся помочь именно с вашим конкретным случаем.

Телефон в Москве и Московской области:
+7 (495) 266-02-45

Телефон в Санкт-Петербурге и Ленинградская области:
+7 (812) 603-78-25

Бесплатная горячая линия по всей России:
8 (800) 301-39-20

На практике наказать сотрудника так, чтобы он не смог впоследствии оспорить взыскание в суде – та еще задача. Работодателю нужно соблюсти все формальности, прописанные в Трудовом кодексе РФ. Однако большинство руководителей руководствуются собственными соображениями о дисциплинарных взысканиях. И такой подход работает ровно до тех пор, пока один из наказанных не обратится в трудовую инспекцию или в суд. В результате начинается проверка соответствия процедуры требованиям трудового кодекса РФ. Если окажется, что работодатель что-то не учел, то взыскание могут отменить, в результате чего сотрудник получит право на возмещение ущерба.

По этой причине каждому сотруднику следует знать обо всех формальностях составления подобных бумаг. По закону работодатель должен следовать такому алгоритму:

  1. Составляется акт о нарушении. В нем нужно зафиксировать время нарушения и его суть. Также в документе перечисляются все участники произошедшего.
  2. От сотрудника требуют написать объяснительную. Сделать это можно двумя способами. Проще всего устно предложить сотруднику составить объяснительную. Минус устного обращения в том, что в случае конфликта отстоять свою позицию в суде работодателю будет сложнее. Чтобы обезопасить себя, руководству следует издать приказ или распоряжение, потребовав от сотрудника письменного объяснения обстоятельств.
  3. Работнику дается как минимум два рабочих дня для написания объяснительной. Это время он может использовать для ознакомления с должностными инструкциями и приказами. Работодатель не вправе торопить сотрудника. Также он не может издавать приказы о назначении взыскания в течение этих двух дней  – их можно будет оспорить по причине нарушения процедуры.
  4. Когда работник подготовил объяснительную, работодатель должен ее изучить. Далее он принимает решение – издавать приказ о назначении наказания или нет. Если же сотрудник отказался писать объяснительную или не подал документ в течение отведенных двух дней, необходимо составить соответствующий акт.

Работодатель должен составить приказ о назначении наказания не позднее 30 дней с момента составления акта о нарушении. Если виновник заболел или находится в отпуске, то сроки прерываются.Объяснительная записка: что это, зачем нужна, как написать

При пропуске хотя бы одного из вышеперечисленных пунктов, у сотрудника увеличиваются шансы на оспаривание приказа. Также работник может обратиться в суд в том случае, если наказание было назначено ему спустя месяц после совершения должностного проступка.

В некоторых ситуациях сотрудник знает о том, что его должны наказать, а потому пытается всячески уклониться от ознакомления с приказом. Когда же его все таки увольняют, он идет в суд и заявляет о нарушении своих прав.

Подобная практика работает далеко не всегда. По закону работодатель может уведомить сотрудника о необходимости дачи письменных объяснений любым доступным способом. Возможны следующие варианты:

  • смс;
  • телеграмма;
  • письмо с уведомлением о вручении;
  • сообщение в мессенджере.

Например, сотрудник систематически прогуливал работу, а когда его уволили – обратился в суд. В суде было установлено, что мужчина в течение нескольких недель не появлялся на рабочем месте. Работодатель пытался уведомить его телеграммой о необходимости дачи объяснений. Извещение сотрудник получать не стал, хотя ему пытались его вручить.

По решению суда работодатель сделал все возможное, чтобы уведомить работника. И если тот не захотел получать телеграмму – это не является проблемой работодателя. Поэтому увольнение признали законным.

Как написать объяснительную

Действующее законодательство не определяет единой формы документа. Главное – изложить мысли коротко и сухо, опираясь на конкретные факты.

Структура текста должна быть следующей:

  1. Указывается полное название должности руководителя его ФИО, название компании.
  2. Данные автора объяснительной. Указываем ФИО, должность.
  3. Посередине строки пишем название документа – «Объяснительная».
  4. В некоторых ситуациях целесообразно указать также место составления документа. Например, если сотрудник находится на больничном и составляет документ дома или в палате.
  5. Изложение обстоятельств. Здесь нужно описать допущенные нарушения и причины, побудившие сотрудника нарушить установленный регламент.
  6. Описание действий нарушителя. Работник указывает, что он делал и почему, чем руководствовался при этом.
  7. Последствия. Этот пункт очень важен, ведь отсутствие последствий может смягчить тяжесть наказания. Например, если документ был потерян безвозвратно, то это может повлечь за собой серьезные убытки. Если же бумагу потеряли, но затем быстро нашли, то сотруднику могут не объявлять выговор ввиду отсутствия последствий.
  8. Приложения. Речь идет о любых документах, подтверждающих доводы сотрудника. Это может быть справка о болезни или травме, полученной в результате ДТП. К объяснительной следует прикладывать любые документы, способные доказать тот факт, что прогул произошел не по вине сотрудника.
  9. Дата и подпись.

В некоторых случаях в тексте объяснительной целесообразно указать причину составления документа. Например, работник цеха составил эту бумагу по устному указанию мастера. Об этом следует написать в документе, в особенности, если сотрудник ничего не нарушал, а является лишь свидетелем.

Действующее законодательство не определяет обязательных реквизитов объяснительной записки. Однако это вовсе не означает, что сотрудник может писать все, что угодно. Документ следует составлять в соответствии с общими правилами делопроизводства отдельно взятой организации. Узнать об этих правилах проще всего в отделе кадров, канцелярии или секретариате.