Зачем писать служебную записку, и как ее правильно составить

Служебные записки на имя руководителей ежедневно пишут тысячи сотрудников российских компаний. И несмотря на то, что речь идет об официальном документе, упоминания о нем вы не встретите ни в одном законе. Отметим, что в некоторых организациях и вовсе непринято писать служебные записки. В других же эти документы есть, но они имеют другое название. Их могут называть «рапортами» или «докладными записками», но суть от этого не меняется.

Поскольку вопрос со служебными записками не урегулирован на законодательном уровне, то компании вправе самостоятельно определять форму и особенности составления таких документов. В соответствии с инструкцией по делопроизводству ЦИК РФ, служебная записка является внутренним документом, который адресован вышестоящему руководству и содержит детальное изложение какого-то вопроса с предложениями и выводами составителя. Таким образом, в рапорте сотрудник доводит до ведома руководства какую-либо проблему и предлагает способы ее решения. Также документ может иметь вид объяснительной.

Ниже мы поговорим о том, для чего составляются служебные записки и как это сделать правильно.

Служебная записка: что это

Речь идет об одном из способов передачи информации от сотрудника к руководителю. Но в Трудовом кодексе отсутствуют упоминания о служебных записках. Поэтому законодательство не предусматривает строгих требований к оформлению или составлению таких документов. Кроме того, по закону сотрудник не обязан писать служебные записки, а руководитель вправе игнорировать их.

Тем не менее, именно служебная записка позволяет реализовать право сотрудника быстро сообщить работодателю о нештатных ситуациях, требующих вмешательства последнего. Она пригодится при наличии угроз жизни и здоровью людей, а также ситуаций, когда что-то может оказать влияние на сохранность имущества работодателя. Служебные записки часто пишут, чтобы уведомить руководство о нарушении прав. В соответствии со статьей 21 ТК РФ, сотрудник должен незамедлительно уведомить руководителя об опасных ситуациях и нарушениях.

Зачем составляется служебная записка

Этот документ используется для обмена служебной информацией. Например, Олег работает на заводе. Мужчина заметил, что работу предприятия можно улучшить. В результате доходы повысятся, а потому и сам сотрудник сможет претендовать на увеличение оклада.

Олег может просто прийти к начальнику и рассказать о своих наблюдениях. Однако не факт, что рационализатора поощрят тогда, когда дело дойдет до награждения. Поэтому для подтверждения авторства идеи, Олег решает написать служебную записку. В ней он излагает, как можно улучшить рабочий процесс. Впоследствии мужчина сможет документально подтвердить, что он является автором всех предложений. Соответственно, руководство в итоге поощрит именно его.

Само собой, эта ситуация не единственная, когда требуются служебные записки. При помощи таких документов сотрудник предприятия может сделать следующее:

1. Запросить у коллег необходимую для работы информацию.
2. Наладить обмен данными между сотрудниками и структурными подразделениями компании. Достаточно редко рядовые работники сталкиваются с подобными проблемами. Обычно все решается без их участия. Однако если в компании достаточно сложная структура, множество самостоятельных руководителей и обособленных подразделений, то подобные вопросы могут решаться посредством служебных записок.
3. Уведомить руководство о проблемах в компании.
4. Поощрить тех коллег, которые хорошо работают, и наказать тех, кто плохо трудится.
5. Запросить дополнительные ресурсы и материалы.
6. Предложить руководителю способ решения конфликта.

Кто может составить служебную записку

Составить такой документ может абсолютно любой работник. В данном случае нет ограничений по подчиненности или должности. Тем не менее, есть несколько правил, которых следует придерживаться. И продиктованы они здравым смыслом. Так, самой лучше служебной запиской является та, которую не пришлось писать.

Например, три друга создали компанию. Поскольку они давно знакомы, то и проблемы привыкли решать за чашкой чая, часто делая это в нерабочее время. Являясь одновременно и руководителями, и исполнителями, они в курсе всех происходящих в компании дел. Соответственно, им не нужно писать служебные записки, ведь любая спорная ситуация может быть разрешена в ходе личной встречи или телефонного звонка. Лишняя же бюрократия здесь только помешает.

Другое дело, когда компания выросла, штат сотрудников увеличился. Соответственно, выросло и количество проблем. Три основателя фирмы теперь стали гендиректором, его заместителем и главным инженером. Теперь руководство уже не сможет держать в голове все проблемы. Их придется фиксировать, ровно как и способы решения. И здесь уже потребуются служебные записки.

Служебные записки на практике обычно появляются после того, как на предприятии начинает работать секретарь или же другой человек, ответственный за делопроизводство. Но возможны и иные варианты. Так, принимать и вести учет служебных записок может и руководитель. Кроме того, такие документы нередко фигурируют в качестве доказательств в судебных разбирательствах.

Например, военный был уволен со службы. Мужчина не согласился с таким решением руководства и пытался доказать, что с ним поступили незаконно. Он утверждал, что все время подавал служебные записки, рапорты и обращения на имя руководителей, однако те их не рассмотрели должным образом.

Как установил впоследствии суд, на каждый запрос истец получал ответ. И то, что такие ответы его не устроили, не свидетельствует о халатном подходе начальства. Удовлетворение всех требований работников не входит в прямые обязанности руководителей. Соответственно, увольнение признали законным.

Должен ли составлять служебную записку руководитель

В большинстве случаев руководители не занимаются составлением служебных записок. Они являются получателями таких документов. Да, в теории начальник может составить докладную, но направлять такой документ самому себе, по крайней мере, нелогично.

Если же речь идет об общении с подчиненными, то здесь руководитель будет использовать другие документы. Речь идет о распоряжениях, приказах и т. д.

О правилах оформления служебных записок

Многие сотрудники ищут в интернете информацию о правильном оформлении служебных записок. Тем не менее, обязательных правил для граждан и организаций не разработано. В 2023 году есть лишь специализированный гост, где описываются рекомендации по оформлению документов. Тем не менее, госты применяются добровольно, ровно как и другие документы национальной системы стандартизации документов. Исключение составляют случаи, когда это напрямую предписывается законодательством. Но ни один закон не требует от граждан обязательного применения государственных стандартов при общении с коллегами, руководителем или работодателем. А раз они отсутствуют, то начальники могут устанавливать для своих подчиненных свои правила.

При написании служебных записок следует придерживаться тех правил деловой переписки, которые установлены внутри конкретной организации. Также существуют общепринятые нормы, благодаря которым можно сделать документ доступным и понятным. О них мы и поговорим ниже.

Реквизиты служебной записки и структура документа

Рассмотрим стандартное содержание служебной записки:

• данные получателя, т. е. лица, которому адресована записка (в большинстве случаев это руководитель организации, но на его место может быть назначено любое должностное лицо);
• информация о составителе записки: ФИО, звание, профессия или специальность;
• наименование документа (это может быть просто «Служебная записка», «Отчет», «Рапорт» или «Докладная», но можно использовать и другое название — в зависимости от того, как это принято в организации);
• краткое описание ситуации, предложение или уточнение по предмету, к которому относится записка;
• дата составления и подпись составителя.

Все эти пункты являются необязательными. Например, если в организации меньше десяти сотрудников, автор служебной записки может не указывать свою должность — главное, чтобы руководитель понимал, кто является автором документа.

Если руководитель один, с ним завязано решение всех вопросов, и он не сторонник излишней бюрократии, то и его имя указывать не следует. Главное, чтобы его это устраивало.

Структура записки также зависит только от внутренних правил организации или обычаев ведения в ней деловой переписки.

Внешний вид документа

Если в организации нет бланков служебных записок, установленных локальным нормативным актом, работник может писать любым удобным для него способом: на тетради в клетку или на бумаге формата А4. Все варианты будут иметь одинаковую юридическую силу.

Можно ли составить электронную записку

Еще несколько лет назад такие документы писались только на бумаге. Однако чисто бумажный документооборот в компаниях и ИП постепенно уступает место электронному.

В этом случае работодатель может установить политику для записок. Например, электронное письмо или даже сообщение в мессенджере можно приравнять к официальному документу.

Есть организации, которые так делают: записку надо написать от руки, подписать, потом сфотографировать и отправить в мессенджер. Такой порядок не установлен локальным нормативным актом, но прижился и подходит для всех. А раз так, то подобные записки имеют юридическую силу.

Если вам необходимо использовать служебную записку в качестве доказательства в суде, вы можете представить ее в произвольной форме. Но решение о том, можно ли использовать документ в качестве доказательства, будет принимать суд.

Если записка не соответствует правилам

Руководство любой организации имеет право требовать от сотрудников соблюдения локальных нормативных актов. Если служебная записка оформлена с нарушениями, документ могут не принять и его придется переделывать по внутренним правилам.

Как рассматриваются служебные записки

Отвечать на замечание подчиненного и действовать по нему — не обязанность руководителя, а его право. Другими словами, он может вообще не реагировать.

Например, слесарь просит у своего начальника двести болтов. Начальник может дать сотруднику развернутый ответ на бумаге. А может просто поставить на записке пометку «Выдать». Тогда слесарь с запиской пойдет на склад и получит то, что хочет. Но, возможно, руководитель просто отклонит отчет, и это не будет считаться нарушением.

Регистрация

Регистрация служебных записок происходит в соответствии с правилами конкретной организации. Путь движения бумаги зависит от конкретной ситуации. Если вам нужно получить результат быстро, самый эффективный и быстрый вариант — напрямую от сотрудника к руководителю. Чем меньше бюрократии, тем выше эффективность — начальник быстрее получит записку, прочитает ее и сможет принять решение.

Если вам нужно использовать записку в качестве доказательства, например, в суде или во время внутреннего аудита, лучше всего выбрать бюрократический путь. В этом случае записку необходимо зарегистрировать, например, в секретариате, а копию с регистрационным номером или с подписью секретаря приемной иметь на руках. В случае начала судебного разбирательства документ может быть использован в качестве доказательства.

Сроки рассмотрения

На практике бумага рассматривается сразу после того, как ее передадут адресату. Но решение о том, что с этим делать, принимает тот, кому документ адресован. При этом конкретных сроков рассмотрения на законодательном уровне не установлено.

Особенности оформления для разных случаев

Формулировка в каждом случае зависит от конкретной ситуации. Когда записка не является обязательной, ее заменяют другие документы. Рассмотрим несколько примеров.

Служебная записка об отзыве из отпуска

Если руководитель сам хочет отозвать работника из отпуска, он должен сначала получить согласие работника, после чего может быть издан приказ об отзыве. Дополнительные уведомления не требуются.

Но бывает, что инициатором отзыва выступает не руководитель, а один из коллег, например, начальник отдела или старший менеджер. В этом случае он может подготовить докладную записку на имя начальника и в ней обосновать необходимость снятия работника с отпуска.

На обучение сотрудников

Если обучение является инициативой руководства, оно может уведомить сотрудника, оформив соответствующий документ. Однако если работник сам хочет пройти обучение, он может обратиться с распиской на имя начальника.

О самоизоляции

Для того чтобы уйти на самоизоляцию, достаточно предписания Роспотребнадзора, которое выдается работнику. В такой ситуации по закону никаких подтверждений не требуется.

Однако можно отправить служебную записку, чтобы сообщить руководству о том, что вы находитесь на самоизоляции.

Записка на совмещение должностей

В статье 60.2 ТК РФ описана процедура совмещения. При этом, в ней нет упоминаний служебных записок. Тем не менее, сотрудник может подать начальнику докладную записку, попросив его о том, чтобы тот предложил ему совмещение должностей. Подать такой документ может начальник отдела.

Записка об отгуле

Такого понятия, как «отгул» в Трудовом кодексе РФ не предусмотрено. Но в быту так называется дополнительный день отдыха. Чтобы его получить, сотруднику не требуется писать служебные записки. Ему нужно подать заявление на имя руководителя.

Тем не менее, сотрудник может ходатайствовать о предоставлении дополнительного выходного дня. Например, он может даваться в качестве поощрения. Это не запрещено Трудовым кодексом.

О необходимости увольнения сотрудника

При всем желании работодатель не имеет права уволить работника на основании служебной записки. Нет смысла писать такой документ.

Но служебная записка может инициировать внутреннюю проверку – по результатам которой сотрудника могут уволить. Даже если в служебной записке не упоминается о необходимости внутреннего аудита, его все равно нужно будет провести, поскольку этого требует действующее законодательство.

Записка о командировке

В данном случае служебная записка обосновывает необходимость командировки. В ней нужно указать сроки отъезда и сотрудника, которого нужно отправить. Документ подается начальником отдела на имя директора предприятия.

О невыплате премии

Здесь нужно указать, кто претендует на премию, и за что ее следует выплатить. Как правило, ссылаться следует на конкретные результаты работы.

О списании ТМЦ

Этот вариант служебной записки подается в тех случаях, если товар испортился. Например, он был поврежден в результате транспортировки или же у него истек срок годности. Сначала сотрудник проводит процедуру списания товара. Затем он должен уведомить об этом руководителя, чтобы тот принял соответствующее решение. Для этого и пишется служебная записка.

Записка о необходимости ремонта оборудования

Если имущество организации износилось или сломалось, его нужно ремонтировать. Чтобы инициировать процедуру, сотрудник может написать служебную записку на имя руководителя, расписав в ней конкретные предложения по проведению ремонтных работ.

Закупка оборудования

Это также повод, чтобы написать служебную записку. Перед закупкой нового оборудования, ответственный сотрудник подает начальству служебную записку. В ней он объясняет, зачем нужны такие процедуры и что они могут дать предприятию.

Перевод на дистанционную работу

Если служебная записка пишется по этому поводу, в ней должно присутствовать обоснование, зачем именно сотрудника следует перевести на дистанционную работу. Следует понимать, что подобное решение не всегда связано с ограничительными мерами или коронавирусом. В некоторых случаях оно позволяет повысить производительность, сэкономив средства.

Подводя итоги

В действующем законодательстве отсутствует само понятие служебной записки. Тем не менее, в жизни такие документы составляются достаточно часто. При их написании следует руководствоваться базовыми нормами документооборота и правилами, используемыми на конкретном предприятии.

Служебная записка является способом передачи данных между коллегами, а также между подчиненными и руководством. Документ позволяет запросить у коллег необходимую информацию, попросить дополнительные ресурсы и материалы, сообщить о проблемах на предприятии начальнику, предложить руководителю способ решения конфликта, выход из сложной ситуации и т. д.

Чтобы не разводить бюрократию, на предприятиях с небольшим числом сотрудников можно обойтись без служебных записок. А вот для крупных организаций составление таких документов может стать незаменимым инструментом.

Важно понимать, что руководитель не обязан отвечать на служебную записку своих подчиненных и принимать по ней какие-то меры. Поэтому документ может быть проигнорирован начальством.

Руководство компании может требовать, чтобы сотрудники соблюдали локальные нормативные акты. Поэтому, начальник может не принять к рассмотрению служебную записку, составленную с нарушениями.