Все о получении электронной подписи в 2023 году

Диджитализация проникла практически во все сферы и продолжает уверенно покорять новые горизонты. Современному человеку сложно представить свою жизнь без интернета. Тот же портал Госуслуг позволяет гражданам РФ взаимодействовать с различными госорганами, не выходя из дома.

И чтобы оформить некоторые важные документы, человеку может потребоваться электронная подпись. Она имеет такую же юридическую силу, как и та подпись, которую человек ставит собственноручно. Соответственно, любой электронный документ, подписанный ЭП, приравнивается к бумажному оригиналу.

Общие положения

Технически электронная подпись – это файл с цифрами, который прикрепляется к электронному документу. Он специально сгенерирован и защищен от подделывания. Такой файл дает ответы на следующие вопросы:

1. Кем был подписан документ?
2. Имеет ли этот человек право ставить свою подпись на документе?
3. Когда бумага была подписана?

Наличие электронной подписи является гарантией того, что документ был подписан ее владельцем. Кроме того, такая пометка удостоверяет, что с момента подписания в документ не вносилось никаких изменений.

В каких случаях нужна электронная подпись

ЭП требуется все гражданам, планирующим работать с электронными документами, получать услуги через интернет, сдавать отчетность в сети, заключать здесь договоры, добиться автоматизации внутреннего документооборота, подписывать контракты в электронном виде.

Индивидуальные предприниматели и компании используют электронную подпись следующим способом:

1. Передают в ИФНС электронные налоговые декларации.
2. Работают с электронными документами, не подлежащими печати на бумаге. При наличии электронной подписи, такие документы имеют юридическую силу.
3. Оформляют сделки с имуществом в электронном виде, заявки на патенты и т. д.
4. Принимают участие в электронных торгах, подписывая здесь заявки на тендеры, а также тендерную документацию в электронном виде.
5. Подписывают служебные документы в электронном виде.
6. Оформляют трудовые договора с сотрудниками на удаленке.
7. Ставят подписи на документах в системе дистанционного банковского обслуживания, где можно получить различные банковские услуги. Например, оформить платеж в удаленном режиме.

В первую очередь вышеперечисленные операции упрощают жизнь бизнесменам. Они позволяют снизить расходы на принтеры, бумагу, работу секретарей. Также предприниматели могут получать госуслуги в удаленном режиме и кредиты, не посещая офис банка. Кроме того, упрощается и ускоряется процесс взаимодействия с различными инстанциями.

Электронная подпись для обычных граждан

ЭП полезна не только представителям бизнеса. Жизнь обычного гражданина также может порядком упроститься при наличии электронной подписи. Рассмотрим, какие действия можно совершить, если оформить ЭП:

1. Подать заявление на поступление в вуз в электронном виде, записать ребенка в школу или детский сад.
2. Получать госуслуги через интернет. Речь идет об обращении к муниципальным властям, оформлении регистрации и т. д. Все это можно сделать через потрал госуслуг.
3. Осуществлять документообмен с удаленным работодателем.
4. Подать жалобу или иск в электронном виде В этих целях была разработана система ГАС «Правосудие».
5. Зарегистрировать/получить разрешение или патент (например, для проведения строительных работ).
6. Работать дистанционно, представляя результаты своего труда в электронной форме.

Большинство граждан делают ЭП для передачи документов госорганам. Например, чтобы подать иск в суд. Однако электронная подпись является абсолютной заменой рукописной. Поэтому она может заменить ее в любых случаях. Рассмотрим несколько ситуаций, когда ЭП может пригодиться:

1. Подача жалоб, ходатайств и исков.
2. Подписание долговой расписки, если деньги берутся взаймы у человека из другого города.
3. Заверка доверенности, в том числе и той, для оформления которой нужна нотариальная заверка.
4. Проставление подписи на любые документы. Так, многие граждане сталкивались с удаленным банковским обслуживанием. И оно полностью построено на принципах электронной подписи. То есть, сам ввод полученного по смс кода равнозначен подписанию бумаги.
5. Заключение любых договоров. В том числе, купли продажи, или на оказание услуг.
6. Возможность обезопасить деловую переписку. Учтите, что подделать электронную подпись в разы сложнее, чем взломать почтовый ящик.
7. Решение любых вопросов, связанных с налоговой службой. Для решения таких вопросов ФНС оформляет электронную подпись самостоятельно. Такая ЭП может использоваться для подписания любых документов для налоговой. При этом не придется посещать инспекцию. Речь идет о заявлении на налоговый вычет, жалобе на действия налоговиков, заявке о предоставлении льгот и т. д.

Несколько слов о том, как устроена электронная подпись

Электронная подпись представляет собой файл, содержащий уникальную последовательность цифр. Его прикрепляют к документу, тем самым удостоверяя, что он был подписан конкретным человеком.

При формировании электронной подписи используются два ключа:

1. Открытый. Этот ключ доступен всем. Он представляет собой файл, содержащий информацию о владельце подписи. Он необходим для того, чтобы можно было проверить неизменность документа и подлинность самой подписи.
2. Закрытый. Такой ключ имеется только у автора подписи. Это «перо», для хранения которого может быть использован любой носитель: внешний диск, компьютер, токен (защищенная флешка, которую владелец подписи может носить с собой). Также можно хранить подпись на симкарте, смарт-карте или диске.

Формирование самой электронной подписи происходит при помощи специальной программы – СКЗИ (средства криптозащиты информации).

Допустим, вы решили отправить договор, используя систему электронного документооборота. Вкратце этот процесс будет выглядеть следующим образом:

1. Изучив договор, гражданин решает подписать его, используя программу. Она формирует хэш-сумму – уникальную строку символов.
2. Хэш-сумма шифруется посредством закрытого ключа, после чего генерируется файл с электронной подписью. Он автоматически прикладывается к электронной бумаге и хранится вместе с ней или же отправляется непосредственно получателю.
3. При открытии документа получателем, его СКЗИ также сформирует хэш-сумму документа, после чего подпись будет расшифрована открытым ключом, а оба результата сравниваются. Документ считается легитимным при совпадении сумм. Если же числа не совпали, то это значит, что документ утратил юридическую силу, поскольку в него вносили коррективы после подписания.

О разновидностях электронных подписей

В 2023 году существуют следующие виды электронных подписей:

• простая;
• квалифицированная;
• неквалифицированная.

Ниже мы рассмотрим, чем виды ЭП отличаются друг от друга.

Простая подпись

Это самый доступный вариант. По факту, речь идет о логине и пароле, подтверждающим, что пользователь прошел авторизацию в системе. Также к простым электронным подписям можно отнести одноразовые коды в смс, уведомления по электронной почте или коды на скретч-картах.

Такая подпись позволяет пользователю совершать покупки онлайн. Например, он заходит в мобильный банк, используя свой логин и пароль или проводит оплату в интернете, подтверждая ее кодом из смс-сообщения. В соответствии с условиями договора с банком, подобная подпись является равнозначной обычной.

Кроме того, с помощью такой ЭП можно подписать заявку на услугу или подтвердить обращение в органы власти. Например, при подаче документов на налоговый вычет через личный кабинет на сайте налоговой службы.

Следует понимать, что простая ЭП является уязвимой, соответственно, применять ее в работе с коммерческой или государственной тайной не получится. Кроме того, желательно не использовать ее при работе с финансовыми или имущественными документами. Эта подпись не гарантирует того, что документ не менялся, а подпись на нем поставил конкретный человек. При возникновении спорных ситуаций, проводить проверки будет арбитражный или районный суд.

Неквалифицированная ЭП

Формирование этой электронной подписи происходит уже с использованием более сложных функций для шифрования и программ. Считается, что созданную при помощи такой программы подпись будет крайне сложно подделать. Если неквалифицированная ЭП прилагается к документу, то она свидетельствует о том, что документ был подписан таким-то человеком, и после этого в него не вносили никаких изменений.

Данный вид подписей применяется во внутреннем электронном документообороте. Например, в приказах, письмах, распоряжениях и некоторых кадровых документах. Такую подпись ставят на договорах, контрактах, агентских отчетах, но только в тех случаях, когда стороны заключили соглашение о доверии такому способу подписания бумаг.

Генерировать неквалифицированные подписи можно посредством бесплатных сервисов или же внутри компаний. Государственному регулированию такие подписи не подлежат. Поэтому выдать неквалифицированную ЭП может кто угодно, ровно как и владеть ей. Она не защищена теми средствами, которым доверяют власти, а потому в судебных инстанциях такие подписи не принимают.

Квалифицированная ЭП

Это наиболее надежный вид электронной подписи, подтверждаемый специальным квалифицированным сертификатом. Он имеет вид электронного или бумажного документа, полностью соответствующего требованиям ФСБ. Также ФСБ сертифицирует и программу, предназначенную для работы с квалифицированной подписью.

В органах по сертификации квалифицированная ЭП выдается физическим лицам, уполномоченным представителям организаций и индивидуальным предпринимателям. Это организации, сертифицированные ФСБ и аккредитованные Минкомсвязи, уполномоченные выдавать сертификаты электронной подписи и оказывать услуги по криптографической защите информации.

Директора компаний и индивидуальные предприниматели могут получить КЭП только в ФНС.

Основное отличие квалифицированной подписи в том, что ее целостность дополнительно проверяется двумя реквизитами:

1. Наличие в списке недействительных сертификатов, который можно скачать с сайта удостоверяющего центра. Это помогает определить, была ли подпись действительной на момент ее использования.
2. Наличие штампа времени. Этот индикатор предоставляет информацию о том, когда документ был подписан, действителен ли сертификат и авторизован ли подписывающий.

Это гарантирует, что подпись не будет потеряна, украдена или срок ее действия истек во время использования. Сертификат КЭП необходимо продлевать каждый год — если срок его действия истек, заблаговременно закажите новый.

Квалифицированная ЭП обладает двумя важными преимуществами:

1. Квалифицированную подпись взломать практически невозможно — для этого потребуется много вычислительных ресурсов. Если вы потеряете закрытый ключ, то по вашему сигналу удостоверяющий центр или налоговая инспекция отзовут сертификат — вы не сможете им подписывать документы. Передавать токен кому-либо также нельзя — если об этом узнает удостоверяющий центр или налоговая, подпись будет аннулирована как скомпрометированная.
2. Сертификат можно использовать при любых операциях с электронными документами. Такой подписи доверяют районные и арбитражные суды и налоговые инспекции, поэтому она чаще всего используется, чтобы подписывать электронные счета-фактуры, налоговые декларации и договоры.

Где можно использовать ЭП

Теперь рассмотрим способы использования различных видов электронной подписи:

1. Сайт госуслуг. Здесь можно использовать как простую, так и квалифицированную ЭП.
2. Внешние и внутренние электронные документы. Используется простая, неквалифицированная и квалифицированная подписи.
3. Передача отчетности в ФНС – только квалифицированная электронная подпись.
4. Документооборот с физлицами. Любые виды ЭП.
5. Документы для ИФНС в личном кабинете налогоплательщика. Можно использовать как квалифицированную, так и неквалифицированную подпись.
6. Подача документов в арбитражный или районный суд – только квалифицированная подпись.
7. Взаимодействие с СФР – квалифицированная ЭП.

Таким образом, для любых серьезных операций потребуется как минимум неквалифицированная электронная подпись. Если же гражданин оформит квалифицированную ЭП, то для него не будет никаких ограничений по работе с электронными документами.

Начинаем работать с квалифицированной ЭП

Вам необходимо подготовить рабочее место и приобрести сертификат подписи. Сертификат выдается быстро – в течение часа.

Рабочее место – это ваш компьютер, на котором вы будете подписывать документы. Он должен иметь операционную систему Windows или Mac и веб-браузер. Linux тоже подойдет, но его нужно будет настроить. Это можно сделать бесплатно в удостоверяющем центре, но, возможно, вам придется принести туда компьютер.

Кроме того, для работы с квалифицированной подписью потребуется установка программы криптографической защиты информации (СКЗИ). Наиболее распространенными средствами криптозащиты в России являются Криптопро CSP, Signal-com CSP, Lissy CSP, Vipnet CSP. Все они работают идентично, с незначительными отличиями.

Какой конкретно СКЗИ требуется и какие параметры будут необходимы, вам сообщат в удостоверяющем центре, налоговой или многофункциональном центре.

О приобретении подписи предпринимателями и компаниями

Руководители фирм и индивидуальные предприниматели получают квалифицированные подписи только в налоговых инспекциях. Дистанционно получить подпись нельзя, нужно обращаться лично.

Налоговые инспекции бесплатно выдают сертификаты. Что нужно сделать, чтобы получить подпись:

1. Подать заявку на выпуск подписи. В отделе инспекции или в личном кабинете ИП и юридического лица на сайте налоговой службы. Вы можете воспользоваться общей формой на сайте ФНС.
2. Подготовьте носитель для электронной подписи. Это должен быть токен – специальная флешка, прошедшая сертификацию ФСБ или ФСТЭК России. Вы можете использовать токены «JaCarta-2 ГОСТ», JaCarta LT, «Рутокен ЭЦП 2.0», «Рутокен Лайт». Купить их можно в магазине производителя или в удостоверяющем центре — стоит около 2 тысяч рублей. Помните, что при постановке на учет в налоговой могут попросить сертификат соответствия токена. Он будет выдан в том месте, где вы его купили.
3. Подготовьте документы. Помимо токена и сертификата соответствия вам понадобится паспорт и СНИЛС. Все остальные данные налоговые органы найдут сами по межведомственным каналам.
4. Лично посетить ИФНС для идентификации. Вы можете выбрать любую устраивающую вас инспекцию, которая выдает КЭП. Там на токен запишут сертификат подписи и выдадут лицензию на программу КриптоПро CSP.

Подпись, которую вы получите в ИФНС, выдается в единственном экземпляре и предназначена только для руководителя бизнеса и индивидуального предпринимателя. Работники должны иметь свои подписи. Они получают их в удостоверяющих центрах.

Получение подписи доверенными лицами ИП или организаций

Получить подпись доверенных лиц компаний и индивидуальных предпринимателей можно в удостоверяющих центрах. Вам необходимо выбрать ближайший центр из списка на сайте Минцифры и подать заявку в офисе организации или на ее сайте.

Потребуются следующие документы:

1. Заявка, которая оформляется на сайте или в офисе организации.
2. Заграничный паспорт.
3. СНИЛС.
4. Идентификационный код
5. Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Получить ее можно на сайте ФНС.
6. Документ о назначении руководителя. Он будет необходим, если должность действующего руководителя компании не соответствует должности в выписке из ЕГРЮЛ.

Цена сертификата зависит от региона. В Москве расценки начинаются от 2 тысяч рублей, а в Хакасии, например, может стоить вдвое дешевле.

После оплаты электронная подпись будет сохранена на вашем токене. Его можно приобрести в удостоверяющем центре за 2-2,5 тысяч рублей. С этого момента сертификат становится действительным.

Чтобы сотрудники имели право подписывать электронные документы, нужен не только КЭП. На них также необходимо оформить машиночитаемую доверенность.

Это специальный электронный документ, который может быть распознан системой управления документами. Требования к нему прописываются в соответствующем приказе ФНС.

Приобретение подписи для обычного человека или самозанятого

Рядовые граждане могут использовать любую подпись — простую, неквалифицированную и квалифицированную. Как правило, для авторизации в госуслугах используется простая подпись.

Неквалифицированная подпись может быть использована в договоре на обмен документами с компаниями или индивидуальными предпринимателями. А с помощью квалифицированной подписи получают госуслуги, связанные со сделками с недвижимостью. Например, ей можно подписать договор купли-продажи квартиры и подать его на государственную регистрацию. Или зарегистрировать компанию без посещения налоговой инспекции, назначить ее директора и других должностных лиц.

Самый простой способ получить подпись — воспользоваться ближайшим МФЦ: поблизости может не быть удостоверяющих центров, но МФЦ всегда найдется. Для этого необходимо записаться на прием на сайте МФЦ в вашем городе или по телефону. Также подготовьте документы:

1. Запрос на изготовление квалифицированного сертификата (образец будет предоставлен в МФЦ).
2. Заграничный паспорт.
3. Идентификационный код.
4. СНИЛС.

В Москве электронная подпись для граждан стоит от 900 рублей. Цена с носителем может доходить до 3,5 тысяч. Отдельно носитель будет стоить от 1900 рублей. Стоимость зависит от тарифа удостоверяющего центра и надежности подписи, которую вы хотите использовать.

Вы также можете получить квалифицированную ЭП бесплатно – через мобильное приложение «Госключ». Для этого вам понадобится верифицированный аккаунт на госуслугах, действующий паспорт с чипом, выданным на десять лет, и смартфон с NFC-модулем. Этой подписью вы можете подписывать любые документы на государственных сервисах и коммерческих сайтах, интегрированных с организацией «Госключ».

Подписание документов электронной подписью

Для подписи вам понадобится программа, которая добавит специальный раздел в контекстное меню вашей операционной системы — Windows или macOS. Таким образом, можно подписать любой документ, просто нажав правую кнопку мыши. На сайте каждого разработчика СКЗИ можно найти подробную инструкцию, как подписать документ.

Например, вот как работает процесс подписи с помощью программы Crypto-ARM:

1. Щелкните документ правой кнопкой мыши.
2. Найдите пункт меню «Крипто-ARM» и нажмите «Подписать».
3. После этого будет запущен мастер создания электронной подписи, который подробно объяснит вам все дальнейшие действия.
4. В результате рядом с документом появится новый файл document.doc.sig — это файл электронной подписи.

Документы Microsoft Office подписать еще проще:

1. В Word на вкладке «Файл» откройте пункт «Подробности».
2. Найдите кнопку «Защитить документ». В Excel это будет называться «Защита книги», в Power Point – «Защита презентации».
3. После этого в открывшемся меню нажмите кнопку «Добавить ЭЦП».
4. Выберите сертификат подписи из списка и нажмите OK.

В результате документ становится недоступным для редактирования, а рядом с ним в папке появляется файл подписи в формате document.doc.sig.

Документы можно подписывать в электронной почте и облачных хранилищах, например, в Dropbox и Яндекс Диске. Для этого нужно установить специальное расширение для браузера. Это расширение добавляет кнопку «Подписать» в интерфейс вашего файлового хранилища.

В Документах Google плагины электронной подписи можно найти на вкладке «Дополнения».

Проверка подлинности электронной подписи

При работе с электронными документами очень важно убедиться в том, что ЭП является подлинной, и после ее проставления текст договора не менялся. К счастью, сервисы, позволяющие осуществить проверку, бесплатны. Можно использовать любой из следующих вариантов:

• портал госуслуг;
• сайт «Мос-ру»;
• сервис «Контур-крипто».

Так, на сайте госуслуг, вам достаточно перейти на страницу для проверки подписей. Здесь выбираем тип ЭП, который вы хотели бы проверить. Затем загружаем документ, подписанный КЭП, для проверки.

Программу «Контур-крипто» можно установить на ПК под управлением ОС Windows. Чтобы пользоваться приложением, необходимо скачать плагин для браузера. Здесь нет ничего сложного – все происходит через интерфейс сервиса. Компьютеры, работающие на linux и Mac OS, также подходят для пользования этой программой, но их придется везти в удостоверяющий центр для настройки. Только после этого программа заработает.

Чтобы проверить подпись на сайте «Мос-ру», необходимо загрузить документ, подписанный электронной подписью. Также следует загрузить и файл с подписью.

Разрешено ли передавать подпись третьим лицам

В теории это возможно. Однако в соответствии с действующим законодательством, граждане должны сделать все возможное для того, чтобы подпись не попала в чужие руки без согласия ее владельца. Но если человек дает свое согласие, то его подпись может использовать кто угодно. Ответственность же за подписанные документы полностью ложится на плечи ее владельца.

Что делать в случае потери электронной подписи

Потеряв ключ от подписи, необходимо как можно скорее обратиться в МФЦ или удостоверяющий центр, выдавший вам сертификат. То же самое следует сделать и в случае кражи ЭП. Получив такой запрос, сотрудники центра немедленно отзовут сертификат, чтобы им не могли воспользоваться мошенники. Также следует обязательно сообщить контрагентам о произошедшем. Они должны знать о том, что утерянной подписью могут воспользоваться злоумышленники.

Следует понимать, что восстановить утерянный ключ ЭП или сертификат не представляется возможным. В подобных ситуациях гражданин должен будет получить новую подпись. Для этого придется собрать необходимые документы и отправиться в удостоверяющий центр или налоговую службу.

О перевыпуске сертификата

По общим правилам срок действия сертификата электронной подписи составляет 12 месяцев. Как только этот срок подойдет к концу, владельцу ЭП придется выпустить новый сертификат. Чтобы это сделать, необходимо подать запрос в удостоверяющий центр, налоговую или МФЦ. Если же в документах не произошло никаких изменений, то подавать их снова не придется. Если вы меняли какие-то бумаги, то нужно предоставить их оригиналы.

Вам необязательно ждать, когда срок действия текущего сертификата истечет. Вы можете заказать новую ЭП заранее. Если вы получаете подпись через удостоверяющий центр, то запрос можно подать онлайн.